สวัสดีค่ะ...วันนี้Happiness DK มีเทคนิคในการสร้างงานอีเว้นท์ให้ประสบความสำเร็จแบบง่ายๆ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ

1. อะไรวัตถุประสงค์ของงานที่แท้ทรู 

มันแน่นอนอยู่แล้วที่ก่อนจะเริ่มคิดงานอีเว้นท์1 งาน เราก็ควรจะรู้วัตถุประสงค์ในการจัดงาน ซึ่งลูกค้าก็เป็นคนบอกตั้งแต่ต้น แต่ลองนึกทบทวนกันอีกนิดว่า วัตถุประสงค์เหล่านั้น คือวัตถุประสงค์ของการจัดงานที่แท้จริงหรือไม่ เพราะนั้นอาจจะทำให้หลงทางตั้งแต่เริ่มต้น ดังนั้น ก่อนเริ่มคิด เริ่มลงมือทำ ควรตีโจทย์ให้แตกว่า อะไรคือวัตถุประสงค์ที่แท้จริงและ อะไรคือผลลัพธ์ที่ลูกค้าต้องการจากงานนี้…จริง...จริง

2. ให้ความสำคัญ(อยากมาก)กับการวางแผน

นักจัดงานทุกคน ก็คือนักวางแผนอยู่แล้ว ทุกคนรู้อยู่แล้วว่าการวางแผนล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญ ส่วนใหญ่จะใช้สมองตนเองเป็นตัววางแผนและช่วยจำ แต่มีไม่กี่คนที่เขียนมันออกมาเป็นแผนงาน นักจัดงานที่ดีควรวางแผนและเขียนออกมา เพื่อเป็นการย้ำเตือน ทบทวนสิ่งที่ตกหล่น และที่สำคัญทีมงานคนอื่นๆจะได้สามารถสานต่อได้จากแผนงานนั้นๆ 

3. ตั้งงบประมาณที่มีการเผื่อเหลือเผื่อขาดสำหรับค่าใช้จ่ายที่มองไม่เห็น

การวางงบประมาณสำหรับการจัดงานทุกครั้ง ควรมีเงิน 1 ก้อนไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ยังมองไม่เห็น เพื่อป้องกันเหตุเฉพาะหน้าที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ในวันที่จัดงานฝนทำท่าจะตก เป็นเหตุให้ต้องย้ายสถานที่จัดงานโดยด่วน ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนมีค่าใช้จ่ายทั้งนั้น 

4. ลงลึกทุกรายละเอียดงาน

คนทำอีเว้นท์ที่ดี ต้องสามารถหลับตาและจิตนาการถึงเหตุการณ์ทุกอย่างภายในงานได้อย่างชัดเจน ตั้งแต่ก้าวแรกที่เดินเข้างานจนกระทั้งก้าวสุดท้ายที่เดินออกจากงาน ทุกๆรายละเอียดที่ผู้ร่วมงานจะได้สัมผัส ล้วนเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความประทับใจ ซึ่งก่อให้เกิดการจดจำเกี่ยวกับงานนั้นๆ 

5. ศึกษาเรื่องสถานที่และมีแผนสำรอง

สถานที่จัดงานคือหัวใจหลัก ในฐานะคนทำงานควรต้องไปดูสถานที่ด้วยตัวเองก่อนหน้าการตัดสินใจเลือกสถานที่ เพราะบางสถานที่อาจจะดูสวยในรูปภาพ แต่สถานที่จริงอาจจะไม่พร้อม ด้วยจำนวนของห้องน้ำสำหรับแขก การโหลดของเข้า-ออกระหว่างการติดตั้งงาน หรือบางทีแอร์ไม่เย็น  

6. กระจายหน้าที่ความรับผิดชอบ

หลังจากที่วางแผนงานเรียบร้อย นักจัดงานที่ดีควรกระจายหน้าที่ให้แต่ละส่วนรับผิดชอบและมีการรายงานความคืบหน้าเป็นระยะๆ เพราะถ้าคุณเก็บงานไว้ทำคนเดียวทั้งหมด คุณก็จะทำอะไรไม่เสร็จสักอย่าง แถมยังมีโอกาสสูงในการที่คุณจะลืมทำบางอย่างด้วย 

7. รู้กลุ่มเป้าหมายที่แน่ชัด

หากคุณรู้ว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายของคุณที่แน่ชัด คุณก็สามารถศึกษาได้ว่าอะไรคือสิ่งที่กลุ่มนี้ชอบหรือไม่ชอบ สื่อไหนที่คนกลุ่มนี้เสพเป็นประจำ ภาษาหรือวิธีการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับคนกลุ่มนี้ เพราะถ้าคุณเข้าถึงคนกลุ่มนี้ได้ถูกทางแล้วละก็ ความสำเร็จอยู่แค่ปลายนิ้ว

8. ให้ความสำคัญกับงานบริการ

ถึงแม้ว่าคุณและทีมงานจะเหนื่อยล้าเพียงใด การบริการยังคงต้องคงอยู่ตลอดเวลา ทั้งกับลูกค้า กับแขกที่มาร่วมงาน กับศิลปิน และกับทุกๆคน พยายามช่วยเหลือ แก้ไขปัญหาในทุกสถานการณ์หากมีการร้องขอ เพราะท้ายที่สุดแล้วสิ่งที่ทุกคนจะจดจำคือความประทับใจในการให้บริการของคุณและทีมงาน   

9. เช็คความเรียบร้อยทุกอย่างก่อนหน้างาน 24 ชม.

การRecheck ทุกอย่างเป็นสิ่งที่ควรกระทำก่อนหน้างานอย่างน้อย 24ชม. หรือ  1วัน เพราะหากมีความผิดพลาด หรือต้องแก้ไข อย่างน้อยคุณยังมีเวลาอีก 24 ชม. ให้คุณและทีมงานได้รีบดำเนินการปรับแก้ เพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ

10. มีการประเมินผลทุกครั้ง

คนจัดงานส่วนใหญ่หลังจบงานก็จะรู้สึกเหนื่อยล้าพร้อมกับความรู้สึก “Happy”ซึ่งเป็นการยากที่คุณเองจะมองเห็นหรือรับรู้ความรู้สึกของแขกที่มาร่วมงานว่าเค้าเหล่านั้นรู้สึกอย่างไร ดังนั้นการทำแบบสอบถามเพื่อวัดประเมินผลจึงเป็นประโยชน์อย่างมากในการนำกลับมาเพื่อพัฒนาการจัดงานครั่งต่อไปให้ดียิ่งขึ้น

เขียนโดย: Happy DK